Les 9 lois de la productivité et de la gestion du temps

Trois week-ends de confinement à Nice, plus un week-end « confiné mais pas trop ». J’en ai profité pour revoir quelques fondamentaux de la gestion du temps et de la productivité (histoire d’optimiser tout ce temps… même si comme tout le monde, j’aurai préféré ne pas avoir les contraintes de la pandémie… et faire du paddle !)

Voici un récapitulatif des différents concepts que l’on connait et que l’on a tous entendu dans nos différentes fonctions !

J’ai fait une compil’ comme ça vous avez vos antisèches pour vos séminaires commerciaux !

(si vous en connaissez d’autres, n’hésitez pas, je complèterai l’infographie avec plaisir!)

La loi (ou principe) de Pareto, aussi appelé loi des 80-20

Environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. 20% des clients font 80% du chiffre d’affaires, 20% des bugs sont responsables de 80% des plantages informatiques, 20% des articles en stock représentent 80% du coût de stockage … Règle bien pratique pour gérer et prioriser les axes d’amélioration ou les actions commerciales.

Solution : Analysez vos résultats pour hiérarchiser les priorités !

La loi de Murphy

C’est ma préférée! Dit que « tout ce qui peut mal tourner va mal tourner », en clair, la fameuse loi de l’emmerdement maximum que nous connaissons tous !

Solution : Anticipez ! Envisagez tout, même le pire !

La loi de Parkinson

Cette loi part du principe que plus on dispose de temps pour réaliser une action ou une mission, plus on prendra de temps pour la faire. D’où l’importance de (se) fixer des échéances ou délais pour accomplir les tâches ! Mais attention aux dérives : il faut estimer le juste temps pour accomplir une tâche, pas accumuler le nombre de tâches dans un temps imparti impossible à tenir, engendrant surcharge de travail et stress… totalement contre-productif !

Solution : Déterminez des deadlines pour toutes les tâches importantes et prioritaires. Et prévoyez toujours une marge de sécurité (pour l’ami Murphy)!

La loi de Carlson

Carslon nous démontre qu’un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois. Les interruptions multiples, passez sans cesse d’un sujet à l’autre est nocif pour la productivité. Cette loi est à mon avis une des plus importante quand ont est indépendant et que l’on souhaite optimiser sa gestion du temps et ne pas s’éparpiller.

Solution : Concentrez-vous sur une chose à la fois. Désactivez les notifications d’email et passez en mode avion pour ne pas être tenté par le multi-tasking.

La loi de Laborit

Lui c’est l’ennemi de la procrastination (que l’on fête aujourd’hui 25 mars !). Henri Laborit a démontré que le cerveau humain a tendance à chercher la satisfaction immédiate. Et préférer se consacrer en priorité à une mission qui nous fait plaisir et de repousser celle qui nous stresse ou que l’on juge difficile.

La loi de Laborit nous incite à organiser nos journées en commençant par le plus rébarbatif, et à nous féliciter quand c’est fait !

Solution : Challengez-vous ! Voyez ce que vous repoussez sans cesse comme un challenge à relever, chaque réussite sera une petite victoire qui boostera votre égo.

La loi de Fraisse

Cette loi repose sur l’idée suivante : plus ce que l’on fait est agréable, plus le temps passe vite.

Selon le plaisir que nous prenons à réaliser une tâche, nous ressentons l’impression que le temps passe plus ou moins vite. Si la tâche est désagréable, le temps passera plus lentement. Il faut donc faire attention à ne pas confondre tâches plaisantes et tâches importantes (et se souvenir de l’ami Laborit !)

Solution : Posez l’ensemble de vos tâches sur une matrice Eisenhower pour visualiser ce qui est urgent/important, important/non urgent etc ….

La loi d’Illich

« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ». Travailler alors qu’il est l’heure de déjeuner ou de se reposer donne l’illusion d’être efficace… mais est contre-productif ! Aligner les heures supplémentaires ne permet pas forcément de rattraper son retard et les réunions de 3h ne sont pas forcément plus efficaces que des debriefs courts mais plus fréquents.

Solution : Oxygénez votre cerveau ! Face à un blocage, au lieu d’insister, aérez-vous. Vous reviendrez sur votre problématique avec œil neuf. Et détendu.

La loi de Hofstadter

Mauvaise maitrise du sujet, vendeur qui n’est pas technicien, aléas inhérents à tout développement de projet avec de multiples intervenants… tous les chefs de projets le savent, « Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter ».

Solution : Planifiez avec objectivité et apportez régulièrement les actions correctives à chaque dérapage ! Et n’oubliez pas d’intégrer l’ami Murphy dans vos gestions de projet.

La loi de Kotter

Kotter les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats. Des résultats visibles et/ou mesurables, à courte échéance, permettent à une équipe (ou un individu) d’avancer et d’être de plus en plus impliqué dans les évolutions à venir.

Solution : Saluez, félicitez tout changement ou amélioration. Et n’oubliez pas d’appliquer le SMART (ou MALINS) a toute définition d’objectif !

Il y en a d’autres comme la loi qui prétend que Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires et préconise de ranger son bureau, c’est la loi de Douglas (ou peut-être juste de la maniaquerie !). Également la loi de Swoboda-Fliess-Teltscher,difficile à dire et à écrire mais facile à expliquer : nous avons tous un rythme biologique qu’il est important de connaitre et respecter pour gagner en efficacité. Applicable quand on est à son compte ou dirigeant, plus difficilement en étant salarié !

Je pense que ce récapitulatif est loin d’être exhaustif ! Il y a une multitude de « lois » qui nous aident pour améliorer notre productivité et notre gestion du temps.

D’ailleurs, en voici une autre, qui n’a rien a voir avec la gestion du temps, mais me semble fort à propos : la loi de Confucius. Elle considère que l’expérience ne permet que de répéter les mêmes erreurs, mais de manière plus rapide. La Solution ? Remettez-vous en question et soyez régulièrement en contact avec des débutants, des étudiants, des créatifs !

J’ai donc appliqué la loi de Confucius en intégrant au sein de Sh Lab, Julien Tronca qui a mis en image, avec talent, mes mots pour les transformer en infographie!

N’hésitez pas à me faire passer les « lois de gestion du temps » que vous connaissez et trouvez pertinentes. Je complèterai volontiers l’article, et Julien l’infographie !